Cómo deducir la gasolina ante el SAT paso a paso

¿Cómo deducir la gasolina? 

Afortunadamente el SAT ha instaurado varios parámetros para que el combustible que utilizas pueda ser incluido en la declaración anual. Aquí te contamos los requisitos a cumplir para aprovechar el beneficio de la deducibilidad, que además te puede ayudar a tener un mejor control de gasolina.

Tanto personas físicas como morales pueden acceder a métodos por los cuales su declaración anual puede verse beneficiada. Sin embargo, hay muchas personas que aún desconocen cuáles son los requisitos para lograr esta deducibilidad y poder aprovechas los beneficios fiscales que otorga el SAT.

Requisitos para deducir gasolina 2025

Los gastos de gasolina suelen ser deducibles para actividades empresariales o profesionales. Si eres trabajador asalariado, es menos probable que puedas deducir estos gastos. Para que tu gasolina sea deducible, es fundamental contar con los comprobantes fiscales que respalden los gastos realizados en gasolina. Estos comprobantes deben cumplir con los requisitos fiscales y contener la información necesaria, como el RFC del emisor, descripción del servicio, monto y forma de pago.

Otro punto importante es que la gasolina que se pretende deducir debe estar relacionada exclusivamente con las actividades deducibles. Es decir, en caso de que el vehículo se utilice tanto para actividades deducibles como personales, solo se podrá deducir la proporción correspondiente a las actividades deducibles.

Existen límites en la deducción de gastos de gasolina (más adelante hablamos sobre esto). Además, algunas actividades o giros comerciales pueden tener limitaciones específicas en cuanto a la deducción de ciertos gastos. Por último, es crucial llevar un registro contable preciso de los gastos de gasolina y otros gastos relacionados con el vehículo. Esto facilitará el proceso de deducción y demostrará la relación de estos gastos con la actividad económica.

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Requisitos para personas físicas y morales

1. Las personas morales, todas las empresas sin excepción con las siguientes condiciones:

• Que el vehículo sea propio.
• Que el automóvil sea a comodato (El vehículo de un empleado que le presto a la empresa sin costo).
• Leasing (Cuando una empresa arrienda un coche a una empresa con valor de hasta $175,000 pesos o $250,000 pesos si son vehículos híbridos o eléctricos)

2. Las personas físicas, cuando su régimen fiscal sea por:

• Honorarios
• Persona Física con actividad empresarial
• Régimen de Incorporación Fiscal RIF

Para todos los contribuyentes, la gasolina será deducible de forma proporcional a lo que cuesta tu vehículo, la ley de Impuesto Sobre la Renta dice que:

• Los vehículos sólo serán deducibles hasta por $175,000 pesos.
• En caso de ser vehículos híbridos y eléctricos el monto deducible puede aumentar hasta 250,000 pesos.
• Si tienes tus vehículos en esquema de arrendamiento, solamente serán deducibles hasta por $200 pesos diarios, con la condición de que el valor del coche no supere los $175,000.
• Si el auto arrendado es híbrido, el monto que se puede deducir es hasta $285 pesos diarios ($8,550 pesos al mes) mientras el costo del vehículo no supere $250,000 pesos.

Esto quiere decir que:

• ✔ Si el vehículo tiene un costo de $250,000 pesos + IVA únicamente podrás deducir el 70% de la gasolina porque $175,000 es el 70% de 250,000.

Sin embargo:

• ✔ Si el vehículo cuesta menos de $175,000 pesos + IVA podrás deducir siempre el 100% del combustible.

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¿Quién puede deducir gasolina? 

En México, solo las personas físicas con actividad empresarial o profesional (es decir, quienes emiten facturas por sus servicios o productos), y las personas morales (empresas) pueden deducir gasolina como gasto, siempre que cumplan con estos requisitos: 

1. Pago con medios electrónicos (tarjeta, transferencia, vales, etc.), no en efectivo.
2. Que la compra de gasolina esté relacionada con la actividad económica.
3. Que se emita una factura electrónica (CFDI). 

¿Si soy empleado puedo deducir la gasolina?

Como empleado no puedes deducir la gasolina; sin embargo, tu empresa puede reembolsarte el costo si esta se utilizó para fines del negocio.

Por ejemplo, si eres agente de ventas y la empresa te da un coche para trabajar; la empresa tendrá el derecho de hacer esa gasolina deducible.

¿Con qué CFDI se factura la gasolina?

En México, la gasolina se factura con el CFDI de tipo Ingreso. Este es el tipo de CFDI que emite la estación de servicio para documentar la venta de gasolina. El uso del CFDI más común cuando se factura gasolina para empresas o personas físicas con actividad empresarial es el de Gastos en general, con código G03. 

CONSEJOS BÁSICOS PARA HACER TU GASOLINA DEDUCIBLE:

➜El combustible debe usarse para fines del negocio.

➜Para que puedas deducir tu gasolina debe ser pagada con tarjeta bancaria, transferencia, cheque o un monedero electrónico autorizado por el SAT como Pluxee Movilidad.

➜Únicamente las personas con actividad empresarial en zonas rurales que no cuenten con servicios financieros pueden hacer deducible la gasolina pagando en efectivo.

➜Para todos los demás contribuyentes con derecho a deducción es necesario tener el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en XML.

Errores comunes al deducir gasolina y cómo evitarlos 

Existen varios errores comunes que pueden causar que el SAT no acepte la deducción. Algunos que debes evitar son: 

1. Pagar en efectivo

   El SAT no permite deducir gasolina pagada en efectivo (excepto en casos muy específicos, como en comunidades rurales o zonas sin bancos). Por eso, siempre debes pagar con tarjeta de débito, crédito, vales, transferencia o cheques nominativos. Asimismo, guarda tus comprobantes de pago junto con la factura. 

2. No solicitar factura con RFC correcto

   El SAT rechaza facturas sin el RFC correcto para efectos de deducción. Antes de pagar, asegúrate de dar correctamente tu RFC en la gasolinera. 

3. No usar el uso de CFDI adecuado

   Aunque el SAT ya no limita tanto los usos, sí podría observar inconsistencias en auditorías. Usa G03 – Gastos en general, si es para una empresa o actividad empresarial. Asegúrate de que la clave del producto sea la correcta. 

4.  Facturas con errores o sin validación

   Si la factura no existe en el sistema del SAT, no se puede deducir. Para esto, debes descargar tu XML y PDF. Además, puedes usar el validador del SAT para verificar que sea un CFDI válido: https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx 

5.  No relacionar el gasto con la actividad económica

   El SAT puede rechazar deducciones que no estén directamente relacionadas con tu actividad. Deduce la gasolina que se use para actividades productivas, como repartos, visitas a clientes, transporte de personal, etc. No olvides guardar evidencia en caso de necesitar comprobar, como bitácoras, rutas, tickets de estacionamiento, etc. 

6. Superar el límite de deducción sin control

   Aunque la gasolina es deducible de impuestos, puede haber límites según el régimen fiscal o los ingresos. Lo ideal es que lleves un registro mensual del consumo y tengas en cuenta los límites fiscales aplicables a tu régimen. 

¿Cómo ahorrar combustible en mi PYME?

1. Mantenimiento preventivo de vehículos

Un mantenimiento regular y adecuado de los vehículos de tu flota es fundamental para garantizar un rendimiento óptimo y reducir el consumo de combustible. Realiza cambios de aceite, ajustes de presión de llantas y revisiones de los sistemas de frenos y de transmisión según lo recomendado por el fabricante.

2. Conducir de manera eficiente

Fomenta prácticas de conducción eficientes entre tus empleados. Deben evitar aceleraciones y frenadas bruscas, y se debe mantener una velocidad constante y utilizar el control de crucero en carreteras de larga distancia. Además, apagar los motores cuando los vehículos estén detenidos por periodos prolongados.

3. Planificación de rutas

Optimiza las rutas de entrega o de trabajo para minimizar la distancia recorrida y evitar el tráfico. Utiliza una plataforma de gestión de flotas, como Movilidad, para planificar rutas más eficientes y evitar trayectos innecesarios.

4. Control de velocidad y uso de tecnología

Instala limitadores de velocidad en tus vehículos para evitar que los conductores excedan los límites legales y consuman más combustible. Además, considera la instalación de tecnología de seguimiento y gestión de flotas para monitorear el rendimiento de los vehículos y detectar posibles áreas de mejora.

5. Promoción del teletrabajo y uso de tecnología remota

Fomenta el teletrabajo cuando sea posible para reducir la necesidad de desplazamientos diarios. Utiliza herramientas de colaboración en línea y tecnología remota para realizar reuniones virtuales y minimizar los viajes de negocios.

6. Capacitación y sensibilización del personal

Proporciona capacitación regular a tus empleados sobre prácticas de conducción eficientes y la importancia de ahorrar combustible. Motiva a tu equipo a adoptar un enfoque proactivo hacia la reducción de costos y el cuidado del medio ambiente.

Cómo hacer deducible la gasolina con vales 

Los requisitos para hacer deducible la gasolina con vales son los siguientes: 

1. Usar un proveedor autorizado por el SAT

   Los vales de gasolina deben emitirse mediante un monedero electrónico autorizado. Puedes consultar la lista oficial en la página del SAT; Pluxee es parte de esta lista.  

2. Pagar únicamente con el vale o tarjeta autorizada

   La compra de gasolina debe realizarse con el monedero electrónico, no con efectivo ni tarjeta personal. El sistema debe registrar automáticamente cada carga y asociarla al RFC de la empresa. 

3. Solicitar factura al proveedor de vales, no en la gasolinera

   Si te preguntas cómo facturar gasolina, es importante saber que la factura deducible es la que emite el proveedor del monedero, no cada estación de servicio. Esa factura incluirá el detalle de los consumos, RFC, y será válida para efectos fiscales. 

4. Relacionar el gasto con tu actividad económica

   El uso de gasolina debe estar directamente relacionado con la operación del negocio. Si tienes un coche de uso personal y lo cargas con vales, esa gasolina no es deducible, a menos que sea usado para esos fines. 

5. Registrar correctamente en tu contabilidad

   Guarda todas las facturas en XML y PDF. Clasifica este gasto como “Combustibles” o similar en tus registros contables. El gasto debe cuadrar con tu contabilidad mensual y declaraciones de impuestos. 

Te invitamos a leer: Los beneficios de la deducción de los vales de gasolina 

El paso a paso para asegurar tu devolución de IVA

Para que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público reconozca el gasto y te haga la devolución debes ingresar en tu contabilidad el IVA de forma independiente. En la declaración informativa mensual, debes capturar el IVA separado en la sección “mis cuentas”. De esta forma las autoridades fiscales podrán distinguir el gasto de Gasolina.

Obtén todos tus consumos en un solo CFDI pagando con monederos electrónicos de gasolina autorizados por el SAT como Movilidad y Control Flota. Ahorra tiempo y ten todo el gasto de combustible en un sólo CFDI; además de poder ahorrar hasta un 20% en todo tu consumo de combustible con sus controles y reportes especializados.

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Cómo facturar gasolina para que sea deducible  

• PASO 1:
  Comprobar que el gasto se ha generado para los fines de tu actividad empresarial
• PASO 2:
  Estar amparado con la ayuda de una factura electrónica de la estación de servicio de gasolina, además de un complemento del estado de cuenta que expida la empresa emisora de vales de combustible.
• PASO 3: 
  Tener la contabilidad electrónica registrada y que el IVA quede, de manera identificable, en los comprobantes fiscales correspondientes.

Sigue leyendo los siguientes pasos: ¿Cómo facturar gasolina? 3 sencillos pasos

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